Ogólnopolski system ewidencji przedsiębiorców i cyfrowej obsługi działalności gospodarczej
Dla Ministerstwa Gospodarki zaprojektowaliśmy, wykonaliśmy, wdrożyliśmy i utrzymywaliśmy system teleinformatyczny Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej — CEIDG.
System został stworzony w celu scentralizowania przetwarzania danych o przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi, udostępniania informacji o działalności gospodarczej oraz cyfryzacji procesu zakładania, zmiany, zawieszania i wznawiania działalności gospodarczej.
CEIDG umożliwił przedsiębiorcom załatwianie kluczowych spraw związanych z działalnością gospodarczą bez konieczności osobistego odwiedzania wielu urzędów. Dzięki integracji z systemami administracji publicznej jeden wniosek składany w systemie mógł uruchamiać przepływ informacji do wielu instytucji, takich jak urząd skarbowy, ZUS, GUS czy inne rejestry państwowe.
Projekt był realizowany w latach 2010–2011, a następnie system był przez nas utrzymywany i rozwijany w latach 2011–2014 oraz 2015–2021.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem CEIDG dane dotyczące przedsiębiorców były rozproszone w ewidencjach gminnych, a wiele spraw wymagało osobistego kontaktu z urzędem. Założenie działalności gospodarczej, zmiana danych, zawieszenie lub wznowienie działalności wiązały się z koniecznością przejścia przez procedury administracyjne realizowane w wielu miejscach.
Celem projektu było stworzenie centralnego systemu, który umożliwi:
- ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi,
- udostępnianie jawnych danych o przedsiębiorcach w sposób bezpłatny,
- składanie wniosków elektronicznych,
- obsługę podpisu elektronicznego, w tym za pośrednictwem ePUAP,
- import danych z ewidencji gminnych,
- normalizację importowanych danych,
- integrację z kluczowymi systemami administracji publicznej,
- udostępnianie informacji z KRS w zakresie bezpłatnie dostępnych danych.
Istotnym wyzwaniem była również skala systemu. CEIDG od początku miał obsługiwać ogólnopolskie procesy administracyjne, duże wolumeny danych oraz okresowe piki obciążenia, wynikające między innymi ze zmian przepisów i zwiększonej liczby składanych wniosków.
Kontekst i ograniczenia
Projekt wymagał integracji z wieloma systemami państwowymi, między innymi z ePUAP, GUS, ZUS, KRUS, KRK, PESEL oraz innymi rejestrami i usługami administracji publicznej.
Jednym z istotnych ograniczeń była początkowa gotowość części instytucji do pełnej integracji systemowej. W wielu przypadkach, zanim urzędy wdrożyły własne systemy umożliwiające komunikację przez API, konieczne było przygotowanie modułów umożliwiających obsługę wniosków bezpośrednio w systemie CEIDG.
Z czasem, wraz z rozwojem cyfryzacji administracji publicznej, integracje były rozbudowywane, a kolejne instytucje mogły komunikować się z systemem w sposób bardziej zautomatyzowany.
W 2020 roku system przeszedł istotną metamorfozę wizualną — interfejs został dostosowany do standardu GOV, co wymagało przebudowy warstwy prezentacyjnej i dostosowania sposobu obsługi użytkowników do aktualnych standardów usług publicznych.
Zakres prac
W ramach projektu odpowiadaliśmy za zaprojektowanie, implementację, wdrożenie oraz utrzymanie systemu CEIDG.
Zakres obejmował między innymi:
- analizę wymagań biznesowych i procesów administracyjnych,
- zaprojektowanie architektury systemu,
- przygotowanie modułów obsługujących procesy wpisu i modyfikacji danych,
- obsługę elektronicznych wniosków i dokumentów,
- integrację z ePUAP i innymi systemami zewnętrznymi,
- import i normalizację danych z ewidencji gminnych,
- obsługę podpisów elektronicznych,
- tworzenie raportów i narzędzi administracyjnych,
- utrzymanie systemu oraz wsparcie jego dalszego rozwoju.
Nasze rozwiązanie
Stworzyliśmy centralny system teleinformatyczny wspierający obsługę procesów związanych z działalnością gospodarczą osób fizycznych. System umożliwia przedsiębiorcom składanie wniosków elektronicznych, a administracji publicznej — przetwarzanie danych, obsługę zmian oraz wymianę informacji pomiędzy instytucjami.
Kluczowe elementy rozwiązania obejmowały kilka modułów systemowych.
ESP — Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Moduł ESP realizuje funkcje Elektronicznej Skrzynki Podawczej na potrzeby przetwarzania procesów w systemie. Jego głównym zadaniem jest weryfikacja napływających dokumentów pod kątem poprawności podpisu elektronicznego oraz wystawianie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Dzięki temu możliwe było bezpieczne przyjmowanie dokumentów elektronicznych i zapewnienie formalnej obsługi korespondencji w ramach procesu administracyjnego.
Moduł komunikacji z systemami zewnętrznymi
Moduł komunikacji dostarcza interfejsy umożliwiające wymianę danych z systemami zewnętrznymi biorącymi udział w realizowanych procesach.
System został zintegrowany między innymi z:
- ePUAP,
- GUS,
- ZUS,
- KRUS,
- KRK,
- CRPKEP,
- PESEL,
- Węzłem Krajowym,
- systemami bankowymi,
- biznes.gov.pl,
- systemami notarialnymi.
Integracje te umożliwiły automatyzację przepływu informacji pomiędzy przedsiębiorcą, CEIDG i instytucjami publicznymi.
Moduł realizacji procesów wpisu i modyfikacji danych
Moduł realizacji procesów odpowiada za logikę zarządzania wpisami w CEIDG. Obsługuje procesy związane z dokonywaniem wpisu, zmianą danych, zawieszaniem, wznawianiem oraz innymi operacjami dotyczącymi działalności gospodarczej.
Dzięki temu przedsiębiorca może złożyć jeden wniosek, a system automatycznie przekazuje odpowiednie dane do powiązanych instytucji.
Moduł raportowania
Moduł raportowania dostarcza zaawansowane raporty dotyczące wykorzystania systemu oraz stanu systemu CEIDG. Umożliwia analizę danych operacyjnych i wspiera nadzór nad funkcjonowaniem platformy.
Moduł konserwacji podpisu
Moduł konserwacji podpisu odpowiada za obsługę podpisów elektronicznych i ich konserwację, zapewniając ciągłość ważności podpisów pod historycznymi dokumentami elektronicznymi.
Było to szczególnie ważne w systemie administracji publicznej, w którym dokumenty elektroniczne muszą zachowywać wartość dowodową i formalną w długim okresie.
Technologie
W projekcie wykorzystano między innymi:
- Microsoft SQL Server,
- C#,
- ASP.NET,
- Apache ODE,
- WS-Security.
Dobór technologii był podporządkowany wymaganiom dotyczącym bezpieczeństwa, integracji, obsługi procesów administracyjnych oraz skali ogólnopolskiego systemu publicznego.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie CEIDG pozwoliło na cyfryzację jednego z kluczowych procesów administracyjnych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Zamiast odwiedzać osobno urząd gminy, urząd skarbowy, ZUS i urząd statystyczny, przedsiębiorca może złożyć jeden wniosek w systemie. CEIDG automatycznie przekazuje dane do odpowiednich instytucji, usprawniając przepływ informacji i ograniczając konieczność wielokrotnego podawania tych samych danych.
System umożliwił również bezpłatny dostęp do jawnych informacji o przedsiębiorcach oraz bezpłatną obsługę wpisów i zmian w ewidencji. Przed wdrożeniem systemu w wielu gminach za wpis do ewidencji pobierano opłaty administracyjne.
Po wdrożeniu CEIDG czynności takie jak zmiana adresu firmy, rozszerzenie kodów PKD, zawieszenie czy wznowienie działalności mogły być realizowane elektronicznie. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność sezonową, dla których szybkie zawieszenie i wznowienie działalności może być istotnym elementem organizacji pracy.
Skala systemu
CEIDG jest systemem o bardzo dużej skali przetwarzania danych i obsługi użytkowników. Według przekazanych danych system obejmował między innymi:
- ponad 6 mln zarejestrowanych wpisów o przedsiębiorcach,
- ponad 18,6 tys. zarejestrowanych kont urzędników,
- ponad 21,4 mln obsłużonych wniosków w latach 2011–2022,
- ponad 448 tys. wpisów zezwoleń i licencji,
- ponad 445 tys. wpisów pełnomocników,
- około 700 tys. pobranych zaświadczeń miesięcznie,
- około 1 tys. zalogowanych użytkowników pracujących równocześnie w godzinach 8:00–16:00,
- ponad 5 tys. użytkowników anonimowych pracujących równocześnie,
- ponad 2,4 TB objętości transakcyjnej bazy danych,
- około 8,7 mln wyszukanych wpisów miesięcznie.
Tak duża skala działania wymagała odpowiedniego podejścia do wydajności, dostępności, monitorowania, raportowania oraz integracji z systemami zewnętrznymi.
Organizacja prac
Projekt był prowadzony zgodnie z metodyką PRINCE2, co zapewniało uporządkowane zarządzanie zakresem, ryzykami, etapami realizacji i komunikacją z interesariuszami.
W realizację projektu zaangażowany był zespół obejmujący:
- kierownika projektu,
- głównego architekta,
- analityków biznesowych,
- programistów,
- testerów,
- administratorów,
- osoby świadczące nadzór techniczny.
Tak zorganizowany zespół umożliwił połączenie kompetencji administracyjnych, analitycznych, programistycznych, integracyjnych i infrastrukturalnych, niezbędnych przy realizacji ogólnopolskiego systemu publicznego.
Podsumowanie
CEIDG to jeden z kluczowych systemów cyfrowej administracji publicznej w Polsce. Jego wdrożenie umożliwiło scentralizowanie danych o przedsiębiorcach, cyfryzację procesu rejestracji działalności gospodarczej oraz integrację przepływu informacji pomiędzy wieloma instytucjami państwowymi.
System pozwolił przedsiębiorcom załatwiać sprawy związane z działalnością gospodarczą elektronicznie, bez konieczności osobistego odwiedzania wielu urzędów. Administracji publicznej zapewnił natomiast spójne środowisko do obsługi wpisów, zmian, dokumentów elektronicznych, raportowania oraz wymiany danych.
Projekt wymagał połączenia kompetencji z zakresu architektury systemów, integracji z rejestrami państwowymi, bezpieczeństwa usług elektronicznych, obsługi podpisów elektronicznych, wydajności oraz długoterminowego utrzymania systemu o ogólnopolskiej skali.