Cyfryzacja procesu wystawiania niepreferencyjnych świadectw pochodzenia towarów
Dla Krajowej Izby Gospodarczej realizujemy budowę, rozwój i utrzymanie systemu KIG eCO — platformy wspierającej elektroniczną obsługę niepreferencyjnych świadectw pochodzenia towarów.
System został przygotowany z myślą o cyfryzacji procesu, który w tradycyjnej, papierowej formie był czasochłonny zarówno dla eksporterów, jak i dla osób odpowiedzialnych za obsługę oraz weryfikację dokumentów. Rozwiązanie umożliwia składanie wniosków online, obsługę procesu po stronie backoffice oraz weryfikację autentyczności wystawionych świadectw.
Projekt jest realizowany od 2024 roku i obejmuje dalszy rozwój oraz utrzymanie systemu.
Wyzwanie
Tradycyjny proces wystawiania świadectw pochodzenia był pracochłonny i uciążliwy dla eksporterów. Wymagał zaangażowania użytkowników w czynności formalne, które w praktyce wydłużały czas uzyskania dokumentu i ograniczały elastyczność obsługi.
Istotnym problemem była również weryfikacja oryginalności papierowych świadectw. Sprawdzenie autentyczności dokumentu wiązało się ze znaczącymi stratami czasu, szczególnie w przypadku zapytań pochodzących od podmiotów zagranicznych.
Dodatkowym wyzwaniem była duża złożoność samego wniosku o świadectwo. System musiał zapewnić bardzo wysoką ergonomię, prowadzić użytkownika przez proces w sposób czytelny i ograniczać ryzyko błędów. Ważnym wymaganiem było także przygotowanie możliwie bezobsługowego procesu rejestracji i uwierzytelniania nowych użytkowników.
Zakres prac
W ramach projektu odpowiadamy za współudział w analizie biznesowej i projektowaniu UI/UX, opracowanie architektury systemu, implementację, rozwój oraz utrzymanie rozwiązania.
Zakres funkcjonalny obejmuje między innymi:
- moduł wnioskowania o świadectwo,
- obsługę backoffice procesu przetwarzania świadectwa,
- moduł weryfikacji świadectw,
- proces rejestracji i uwierzytelniania użytkowników,
- integracje z usługami zewnętrznymi,
- obsługę płatności.
System wspiera zarówno użytkowników składających wnioski, jak i pracowników odpowiedzialnych za ich obsługę oraz podmioty weryfikujące autentyczność wystawionych dokumentów.
Nasze rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i rozwijamy platformę umożliwiającą kompleksową obsługę elektronicznych świadectw pochodzenia — od złożenia wniosku, przez jego obsługę po stronie backoffice, aż po późniejszą weryfikację autentyczności dokumentu.
Szczególny nacisk położono na ergonomię formularza wniosku. Ze względu na złożoność danych wymaganych do wystawienia świadectwa, interfejs musiał prowadzić użytkownika przez proces w sposób przejrzysty i możliwie intuicyjny. Celem było ograniczenie liczby błędów, przyspieszenie składania wniosków oraz zmniejszenie potrzeby dodatkowego kontaktu z obsługą.
W części backoffice system wspiera przetwarzanie wniosków, ich weryfikację oraz obsługę kolejnych etapów procesu. Platforma została również wyposażona w moduł weryfikacji świadectw, który umożliwia sprawdzenie autentyczności dokumentów przez uprawnione lub zainteresowane podmioty.
W ramach projektu wykonano integracje z:
- GUS REGON — w celu wsparcia procesu identyfikacji i uzupełniania danych podmiotów,
- API International Chamber of Commerce — w zakresie powiązanym z udostępnianiem i weryfikacją świadectw,
- PayU — w celu obsługi płatności za proces wystawiania świadectw.
Technologie
System został zrealizowany z wykorzystaniem technologii:
- Python,
- React,
- PostgreSQL.
Dobór technologii umożliwił stworzenie nowoczesnej aplikacji webowej, która wspiera dalszy rozwój, integracje z usługami zewnętrznymi oraz utrzymanie procesu w trybie online.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie KIG eCO pozwoliło uprościć i znacząco zwiększyć płynność obsługi wniosków o świadectwa pochodzenia. System umożliwił przeniesienie procesu do kanału elektronicznego, dzięki czemu użytkownicy mogą składać wnioski 24/7/365, bez ograniczenia do godzin pracy biura.
Jednym z kluczowych efektów było skrócenie średniego czasu obsługi wniosku z około 2 dni roboczych do około 1 godziny. Rozwiązanie wsparło również uszczelnienie procesu wnoszenia opłat za obsługę, dzięki integracji z płatnościami elektronicznymi.
W pierwszym roku działania systemu odnotowano:
- około 1800 obsłużonych wniosków,
- około 1000 użytkowników systemu,
- skrócenie średniego czasu obsługi z około 2 dni roboczych do około 1 godziny,
- zapytania weryfikacyjne z 22 państw,
- około 3000 zapytań weryfikacyjnych.
Organizacja prac
Projekt był prowadzony w metodyce zwinnej, co pozwalało na bieżące doprecyzowywanie wymagań, iteracyjne rozwijanie funkcjonalności oraz regularną weryfikację efektów prac.
W realizację projektu zaangażowany był zespół obejmujący:
- analityka biznesowego,
- projektanta UI/UX,
- architekta,
- programistę,
- testera.
Taki skład umożliwił połączenie perspektywy biznesowej, projektowej i technicznej — od analizy procesu, przez zaprojektowanie interfejsu, po implementację, testy i utrzymanie rozwiązania.
Podsumowanie
KIG eCO to system, który wspiera cyfryzację procesu wystawiania niepreferencyjnych świadectw pochodzenia towarów. Rozwiązanie pozwoliło przenieść pracochłonny proces papierowy do kanału elektronicznego, usprawnić obsługę wniosków, skrócić czas realizacji oraz umożliwić wygodną weryfikację autentyczności świadectw.
Dzięki integracjom z GUS REGON, API International Chamber of Commerce oraz PayU system wspiera automatyzację wybranych etapów procesu, poprawia ergonomię obsługi i zwiększa kontrolę nad płatnościami.
Projekt jest nadal rozwijany i utrzymywany, zapewniając Krajowej Izbie Gospodarczej stabilne narzędzie do obsługi e-usług dla eksporterów.
Więcej informacji na oficjalnej stronie Krajowej Izby Gospodarczej.